Weblog Perpustakaan Unsri

Home » JKDMM » PEMBERDAYAAN PENGGUNA DALAM RANGKA PENGEMBANGAN MENUJU LAYANAN PRIMA PERPUSTAKAAN, Oleh Djunaidi dan Mulkan Achmad

PEMBERDAYAAN PENGGUNA DALAM RANGKA PENGEMBANGAN MENUJU LAYANAN PRIMA PERPUSTAKAAN, Oleh Djunaidi dan Mulkan Achmad

Kirim SMS Gratis di sini

SMS Gratis
Please upgrade your browser

Enter your email address to follow this blog and receive notifications of new posts by email.

Join 4 other followers

Abstrak

Perpustakaan sebagai lembaga informasi dituntut akan kemampuannya untuk menjalankan misi dan visinya dibidang informasi  guna menunjang dan mengimbangi pelaksanaan program induknya dalam melaksanakan tri dharma bagi suatu perguruan tinggi dan instansi pendidikan bagi suatu sekolah. Produk yang dimiliki tanpa disajikan dan dilayankan kepada pengguna serta disebarluaskan  informasinya tidak akan dapat berarti dalam nilai manfaat dan nilai gunanya. Tingkat keterpakaian koleksi di perpustakaan sangat ditentukan oleh aneka cara dan macam layanan  yang dilakukan. Disamping itu, semua bahan masukan dan saran serta kritik yang bersifat membangun dari para pengguna perlu dijadikan salah satu sumber masukan dalam upaya pengembangan dan peningkatan jasa layanan di perpustakaan. Untuk itu, pemberdayaan pengguna sangat berperan untuk menunjang program kegiatan dan  pengembangan layanan prima  perpustakan. Suatu pertanda layanan prima perpustakaan adalah telah memanfaatkan dan mengelola TI dan menjadikan pengguna sebgai mitra kerja.

Kata Kunci : Pemberdayan pengguna,  perpustakaan dan  jasa layanan

PENDAHULUAN

Masalah layanan di perpustakaan masih menjadi suatu indikasi bagi konsumen, karena mereka belum memperoleh suatu kepuasan, sehingga dalam memenuhi kebutuhan akan informasi,  mereka mencari banyak sumber atau tempat yang harus dikunjunginya.

Berkaitan dengan layanan tersebut K. Soekarman dan Zen, Zulfikar (tt) Perpustakaan sebagai lembaga jasa, maka keberhasilan sebuah perpustakaan sangat tergantung pula dari sistem dan pelaksanaan aspek layanannya kepada para pembacanya. Menurut beliau  secara umum perpustakaan yang berhasil adalah perpustakaan yang banyak dikunjungi oleh masyarakat  untuk memanfaatkan sumber informasi yang tersedia sesuai kebutuhannya.

Oleh karena itu, penulis berpendapat bahwa perpustakaan di era dunia maya dewasa ini telah memiliki beraneka ragam corak, bentuk serta versinya, misalnya ada yang  disebut e-learning,  e-library dan e-book,  dan lain  sebagainya.

Sejalan dengan itu, Lasa (2003) mengemukakan bahwa munculnya buku digital cepat atau lambat akan mempengaruhi perkembangan bahkan ancaman penerbit buku konvensional. Sebab dunia cyber telah melakukan berbagai kesederhanaan bahkan mungkin dapat dikatakan drastis. Buku digital ini hadir dalam bentuk CD yang tersusun urutan tertentu. Lebih lanjut beliau mengatakan bahwa buku jenis ini dikemas dalam bentuk paket informasi magnetik yang dapat ditransfer secara digital ke dalam komputer.

Dengan demikian dapat penulis simpulkan bahwa semuanya itu, bermuara kepada informasi guna membantu penggunanya dalam berbagai keperluan baik untuk proses belajar dan mengajar di lembaga pendidikan, studi lapangan, penelitian, penelusuran dan lain-lain. Bahkan kepentingan dunia usahapun mutlak diperlukan bagi suatu perusahaan untuk mencapai kemudahan dunia usahanya. Begitu juga bagi suatu perpustakaan mulai dari perpustakaan perguruan tinggi hingga sekolah.

Berbagai ragam layanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan kepada penggunanya belum tentu akan dapat memberikan  suatu  kepuasan. Karena  dari penggunalah  kepuasan itu akan diperoleh, sehingga suatu perpustakaan mendapat predikat memuaskan, walaupun kepuasan itu terbagi dalam beberapa keriteria menurut penilai itu sendiri. Namun pihak perpustakaan hendaknya proaktif dalam memberdayakan penggunanya agar tercapai  sasaran yang diinginkan.

Dengan demikian agar lebih jelas lagi upaya perpustakaan untuk menjadikan  layanan yang prima di perpustakaan  dapat disimak paparan dalam pembahasan permasalahan dan pemecahannya  berikut ini.

PERMASALAHAN

Sebagai lembaga informasi maka pelayanan di perpustakaan, masih terus menjadi perhatian pengguna hingga saat ini, karena tuntutan kebutuhan para pengguna selalu masih belum terpenuhi dan memuaskan.

UPAYA PENANGGULANGAN

Dari beberapa permasalahan yang sering ditemui perpustakaan adalah waktu layanan kurang panjang misalnya, koleksi kurang lengkap dan up to date, SDM kurang terampil dan lain-lain. Untuk itu pihak perpustakaan perlu mencari solusi penanggulangannya. Misalnya, 1) memberdayakan pengguna melalui kotak saran, 2) melalui temu wicara, 3) melalui kegiatan seminar dan sejenisnya, dan 4) upaya-upaya pengembangan pelayanan dengan proaktif.

TELAAH LITERATUR

Menurut  Sunarti (1997) dalam Nugroho (2000) bahwa perpustakaan merupakan suatu organisasi yang dalam tatakerjanya mengikuti sistem tersrtuktur yang personel-personelnya melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan bersama sebagaimana dibicarakan dalam berbagai literatur bahwa  perpustakaan maupun informasi yang lain merupakan organisasi nirlaba. Namun demikian dalam perkembangannya akhir-akhir ini muncul pemikiran-pemikiran bahwa  perpustakaan sebagai  organisasi publik yang  dapat diarahkan pada orientasi keuntungan, bahkan dapat menjadi organisasi bisnis. Untuk itu perlu adanya perubahan visi dan misi dan struktur organisasi yang mampu mengcover fungsi-fungsi produksi, hubungan kerjasama, pemasaran data, tenaga yang handal.

Sejalan pula dengan terwujudnya Universitas Sriwijaya sebagai lembaga Badan Layanan Umum (BLU) sejak awal tahun 2009 oleh Dirjendikti lalu. Dan sesuai dengan Fungsi dan peranan perpustakaan sebagai unit pelaksana teknis dalam menunjang tri dharma perguruan tinggi, maka perlu dipertimbangkan dalam beberapa hal :

a.  Komponen perpustakaan yang ada

Perpustakaan perguruan tinggi dalam upaya pengembangan layanannya sangat perlu membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dalam berbagai aspeknya, karena sebagai badan layanan umum mutlak membutuhkan prubahan-prubahan secra totalitas. Mulai dari sistem yang ada,  potensi SDMnya, birokrasi organisasinya, manajemen pengelolaanya, potensi dana yang dimiliki, dan sebagainya.

Adapun komponen perpustakaan sebagai unit penunjang  pelaksaaan tri dharma perguruan tinggi mutlak diperlukan perubahan-perubahan sebagaimana perubahan di lembaga induknya. Misalnya, i) Adanya SDM yang  memiliki perubahan sikap dari non-aktif menjadi aktif, dari  sikap pasif menjadi proaktif. Dari sikap pemalas tanpa gariah dan semangat bekerja menjadi giat, gesit, bergairah dan bersemangat serta berdedikasi tinggi.ii) Adanya fasilitas yang memadai, iii) sumberdana yang potensial dan permanen yang swakelola.

b. Pengguna dalam segala aspek kebutuhannya

Pengguna adalah  semua pengunjung perpustakaan baik pengunjung internal maupun eksternal. Kesemuanya memerlukan perhatian dan pelayanan yang baik dari pihak perpustakaan guna memenuhi semua kebutuhan akan informasi baik tercetak maupun elektronis. Termasuk kebutuhan akan bimbingan dan konsultasi baik tentang perpustakaan  secara teknis maupun kepustakawanan dan lain –lain.

1. Pelayanan prima perpustakaan

  1. Usaha yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang dalam membantu  kebutuhan pemustaka dengan sikap profesional dan mampu memberikan nilai keunggulan dengan sikap kompetitif yang sehat untuk mewujudkan visi universitas sebagai academic excellence.
  2. Tiga komponen utama yang harus dimiliki perpustakaan dalam melaksanakan pelayanan prima:
  • Pemberdayaan sumber daya insani dan sumber daya non-insani (human resources and non-human resources).
  • Pelayanan yang tidak bersifat menunggu (services).
  • Pemberdayaan pemustaka (users’s empowering).

2.  Keberhasilan pelayanan prima perpustakaan

Terkait dengan upaya keberhasilan pelayanan di perpustakaan, maka tidak lepas dari landasan dasar terlaksananya layanan yaitu diperlukannya SDM. Dalam mengelola suatu sistem tertentu. Dalam hal ini Sumber daya manusia sangat diperlukan untuk mengoperasikan  sistem,  mengelola,  merencanakan sistem dan memelihara  mesin serta peralatan yang digunakan oleh sistem (Sobri, 2001: 43-50).

Lebih lanjut dalam Encyclopedia of science and technology (1992)  dijelaskan bahwa “suatu proses yang dilakukan sistem harus didesain, dikembangkan dan dipelihara” Perencanaan, pengembangan  dan pemeliharaan system ini dilakukan agar tidak terjadi  hasil kerja yang mubazir, dan sistem dapat dioperasikan sesuai dengan anggaran  biaya yang tersedia dan mencapai hasil yang diinginkan(Sobri, 2001:43-50).

Sejalan dengan itu, Aditya (2009) mengemukakan faktor penentu keberhasilan pelayanan prima perpustakaan   sebagai berikut :

  • SDM dengan sikap & pemahaman yang benar akan pelayanan

Sumber daya manusia yang memiliki sikap dan pemahaman yang benar  akan pelayanan adalah memungkinkan terlaksananya pelayanan yang cepat dalam memberikan informasi kepada pengguna perpustakaan.

  • Dukungan & komitmen manajemen puncak

Dalam hal keberhasilan pelayanan   prima  perpustakaan   tidak   lepas dari

adanya dukungan optimal serta komitmen manajemen yang eksis dan konsisten.

  • Sistem pelayanan (SOP) yang solid

Pelayanan prima perpustakaan membutuhkan akan sistem yang dinamis dan terbuka  guna  kemudahan pengembangannya. Oleh karema itu jika sistem tertutup untuk dikembangkan, maka berarti sistem itu suatu saat akan mati sehingga suatu saat tidak akan sesuai dengan kebutuhan (Mustafa, B, 1998).

  • Infrastruktur (peralatan) yang memadai

3.  Kepuasan pengguna perpustakaan

Kata puas yang berarti  merasa senang, lega karena sudah merasai secukup-cukupnya atau sudah terpenuhi hasrat hatinya (M.Ali, tt:326). Terkait dengan hal kepuasan ini menurut penulias adalah relatif tidak sama antara satu dengan yang lainnya karena bergantung dengan kebutuhan dan apa yang diperlukannya. Misalnya, kepuasan pengguna  karena dengan kondisi ruangan  yang sejuk dan nyaman,  dan keramahtamaan para petugas perpustakaan, serta kemuadahan prosedur layanan dan lain sebagainya.

Berkaitan dengan hal tersebut diatas    (Aditya (2009) mengemukakan lima faktor

kepuasan pelanggan/pengguna perpustakaan yaitu :

a. Produk

Di suatu perpustakaan bahwa produk sebagai suatu  pertanda kemajuan dan pengembangan  yang  dibuktikan  dengan adanya produktivitas dari  suatu perpustakaan yang bersangkutan dimana memiliki berbagai ragam  terbitan-terbitan sebagai salah satu media publikasi perpustakaan seperti, adanya i)  Daftar tambahan buku (Accession list),  ii) Bilgiografi skripsi, tesis/disertasi, iii) daftar judul majalah dan surat kabar,  iv)  Indeks artikel majalah dan surat kabar,  v) Pedoman Perpustakaan dan  vi) Jurnal /majalah /bulletin perpustakaan dan sejenisnya.

b. Pelayanan

Pelayanan adalah aktivitas  dalam berbagai aspek  yang dilakukan oleh perpustakaan. Luas jangkauan layananyang diberikan oleh suatu perpustakaan sangat bergantung dengan  besar kecilnya  perpustakaan yang bersangkutani Ini berarti terjadi perbedaan antara perpustakaan yang satu dengan yang lainnya dalam aktivitas layanan yang diberikan kepada penggunanya. Hal ini sejalan dengan Dirjendikti (1990) dalam Zainuddin (1991:19)  mengemukakn ada 17 aktivitas yang dilakukan oleh suatu perpustakaan untuk mencapai kategori pelayanan yang baik diantaranya, usaha yang dilakukan perpustakaan untuk menarik pemakainya agar aktif datang ke perpustakaan, petugas yang selalu siap dan siaga membantu pengguna.

Begitu juga Bafadal (1991) mengemukakan 3 aspek layanan ; i) bentuk layanan (langsung dan tidak lasngsung), ii) adminsitrasi layanan salah satunya adalah tatatertib perpustaka, dan iii) fasilitas pelayanan seperti peratan, mobiler dan lain-lain.

Kualitas pelayanan sangat bergantung kepada :

  • Sukses tergantung pada produk yang bagus dengan pelayanan yang memuaskan
  • Perbaikan dalam pelayanan dapat terjadi hanya kalau ada masukan dari pelanggan
  • Persepsi pelanggan merupakan kunci dalam pencapaian dan pemeliharaan kualitas pelayanan yang terus menerus (Aditya, 2009).

c.  Kemudahan

Sebagaimana fungsi perpustakaan itu sendiri, bahwa memberikan pelayanan yang cepat, dan tepat serta berbagai kemudahan-kemudahan.  Artinya perpustakaan  secara fleksibal tidak kaku dan berbelit-belit dalam memberikan layanan kepada penggunanya.

d.  Harga

Harga merupakan  standard yang harus dipedomani oleh perpustakaan dalam melaksanakan  layanan bisnis   informasi secara fullteks. Sehingga aktivitas layanan bisnis informasi mengacu kepada Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi  dan transaksi elektronik.

e.  Emosional / Image

Tingkat emosional yang dimiliki oleh staf perpustakaan cukup terkendali dan semua kondisi yang dimiliki perpustakaan selalu membuat emage pengguna  secara positif.

6. Pentingnya saran  pengguna dalam  pengembangan layanan perpustakaan

Dengan memberdayakan pengguna perpustakaan secara maksimal, pihak perpustakaan akan dapat mengembangkan aktivitas dan layanannya dalam segala aspek,  dan saran pengguna juga merupakan suatu masukan yang dapat dijadikan suatu bahan kebijakan dalam rangka pengembangan perpustakaan itu sendiri. Misalnya di UPT Perpustakaan Unsri dari seian banyak banyak saran yang masuk melalui kotak saran maka dominan yang masuk adalah sarana tentang pelayanan perpustakaan terkait dengan jam buka, fasilitas bahan pustaka dan komputer sebgai sarana penelusuran.

KEBUTUHAN PERPUSTAKAAN UNTUK MELAKUKAN LAYANAN PRIMA

Menurut Aditya (2009) terdapat enam komponen penting untuk melakukan layanan prima yaitu:

  1. Menjalankan multi-fungsi
  2. Menjadi mitra bagi pengguna
  3. Menjadikan pengguna mitra dalam pekerjaan perpustakaan
  4. Proaktif terhadap kemungkinan baru yang ditimbulkan oleh kemajuan TI dan ilmu pengetahuan
  5. Memanfaatkan dan mengelola TI
  6. Menerapkan konsep-konsep manajemen yang baru termasuk dalam hal hubungan dengan pengguna

Untuk  mencapai  pelayanan prima  perpustakaan,  maka perpustakaan  membutuhkan banyak hal  baik  sumberdaya insani,  non-insani,  peralatan  yang   memadai, dan kinerja pustakawan yang  multifungsi. Beberapa istilah menarik yang dapat  mengesankan  yang dikenal dengan istilah ESTOMAT (Aditya, 2009)  yaitu Senyum,  dimana semua petugas di  perpustakaan diharapkan dapat  berbuat dan  bekerja   dengan  penuh  senyum. Tolong yaitu semua petugas di perpustakaan  bersedia dengan penuh  keikhlasan untuk menolong pengguna  perpustakaan  dan  berusaha memenuhi kebutuhan  penggunanya.  Maaf yaitu selalu memberikan  kemudahan dan  memaafkan  bagi  pengguna yang  terdapat kesalahan  dan  kekeliruan  di  perpustakan.  Kemudian,   selalu  ber Terima   kasih  atas    segala kelancaran  dalam pelaksanan layanan di perpustakaan dengan kerjasama semua pihak.

Di UPT Perpustakaan Unsri  dalam    rangka menuju pelayanan perpustakaan yang prima  tersebut,  maka pada awal Juli 2009 lalu telah mendapat  sumbangan  dari  BUMN yaitu Conoco Phillips Jakarta berupa  100  unit  komputer  merek  LENOVO. Fasilitas ini akan  di peruntukkan  layanan internet  bagi mahasiswa Unsri  khususnya  dan  umumnya dalam jangka   waktu  tertentu  secara   insidental akan  diperuntukkan  sebagai  lab untuk pelatihan bagi pihak yang membutuhkan.

PENUTUP

Sebagai penutup dapat disimpulkan bahwa  layanan diperpustakaan pada dasarnya dapat  berkembang melalui berbagai upaya yang dilakukan  misalnya melalui pengadaan fasilitas perpustakaan seperti pengadaan komputer yang merupakan salah satu langkah menuju layanan prima perpustakaan serta  upaya lain yang dapat memungkinkan memberikan kepuasan terhadap pengguna, misalnya memperhatikan  saran dan krtik  yang besifat membangun dari pengguna. Menjadikan pengguna sebagai mitra pekerjaan di perpustakaan, memanfaatkan serta mengelola Teknologi Informasi. Disamping itu terciptanya jalinan hubungan komunikatif terhadap pengguna perpustakaan.

REFERENSI

Bafadal, Fauzi. (1991). Memasyarakatkan   layanan    perpustakaan :   Makalah  yang  di sampaikan pada rapat kerja kepala-kepala perpustakaan dan seminar nasional perpustakaan perguruan tinggi 27 Februari – 1 Maret 1991 di Bendungan Semarang.

Basuki, Sulistyo. (2009). Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta : Penerbit UT.

Djunaidi & Mulkan. (1996). Beberapa factor yang mendukung pelayanan perpustakaan guna memberikan kepuasan kepada pemakainya. Buletin STKIP-PGRI. 5(25)  Mei-Juni : 25-28.

HRL., Zainuddin. (1991). Pelayana dan kerjasama perpustakaan untuk menunjang tri dharma perguruan tinggi: makalah yang disajikan pada lokakarya pengembangan perpustakaan perguruan tinggi In donesia wilayah barat di UNRI 15-17 Mei 1991.

Hs., Lasa (2003). Kepengarangan dan penerbitan buku (II). Media informasi, 13(13): 32.

Kartosedono, Soekarman dan Zen, Zulfikar. (2003). Peranan perpustakaan anak-anak/sekolah dalam meningkatkan mutu pendidikan: Makalah disajikan dalam  seminar regional Peranan/sekolah  dalam menyukseskan WAJAR 9 tahun di kawasan Indonesia Timur.

Mustafa, B. (1998). Dicari  teknologi tepat guna untuk sistem automasi perpustakaan Indonesia memasuki era milenium ke tiga. JKDMM, 14(2) Juli – Desember :66-79.

Nugraha, Aditya. (2009). Pelayanan prima :  Makalah pelatihan Kompetensi pustakawan berprestasi dilaksanakan oleh Dikti kerjasama Kopertis Wilayah II 14 – 17 Mei 2009 di Hotel Horizon Palembang.

Sobri, Halim (2001). Sistem  komputerisasi  di perpustakaan.   JKDMM, 17(1)  Januari – Juni: 43-50.

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun (2008).  Tentang Informasi dan transaksi elektornik.

Yusuf, Pawit M. (1995) Pedoman praktis mencari informasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: