Weblog Perpustakaan Unsri

Home » JKDMM » DALAM OTOMASI PERPUSTAKAAN MEMAHAMI DATA BASE DENGAN BAIK SANGAT PENTING BAGI PENGELOLA PERPUSTAKAAN, Oleh M. Thoha Mahmun dan Djunaidi

DALAM OTOMASI PERPUSTAKAAN MEMAHAMI DATA BASE DENGAN BAIK SANGAT PENTING BAGI PENGELOLA PERPUSTAKAAN, Oleh M. Thoha Mahmun dan Djunaidi

Kirim SMS Gratis di sini

SMS Gratis
Please upgrade your browser

Enter your email address to follow this blog and receive notifications of new posts by email.

Join 4 other followers

Abstrak

Data base merupakan bagian yang sangat penting dalam sistem informasi perpustakaan oleh karenanya sangat penting bagi pengelola perpustakaan mengetahuinya. Data base dikatakan penting karena data base adalah tempat terkumpulnya data-data perpustakaan baik data  yang diperlukan oleh  pengguna perpustakaan maupun oleh pengelola perpustakaan. Basis data (data base) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk  memperoleh informasi. Hirarki data base terdiri dari : Data base, File, Record dan Field

Pendahuluan

Di era globalisasi dan informasi peran perpustakaan menjadi sangat penting karena melimpahnya arus informasi yang datangnya dari berbagai penjuru dunia. Dunia sudah tidak lagi terbatasi oleh ruang dan waktu. Maka informasi dapat datang dari mana dan kapan saja. Demikian juga, dengan  adanya perkembangan teknologi informasi yang dari hari ke hari semakin meningkat maka akan semakin menambah derasnya arus informasi yang masuk. Hal ini  menuntut pengelola perpustakaan untuk dapat memilah dan milih mana informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan mana yang tidak. Tentu kondisi ini akan semakin menambah kompleknya pengelolaan informasi tsb.   Masalah   ini disebabkan karena semakin banyaknya penemuan – penemuan baru yang semakin menunjang kecanggihan peralatan teknologi informasi. Salah satu alat teknologi informasi adalah berupa komputer. Sekarang, komputer  sudah merambah hampir semua bidang kehidupan manusia. Kehadiran komputer sudah mulai terasa sulit untuk dapat dihindari karena banyaknya pekerjaan manusia membutuhkan alat ini dalam pengerjaannya. Sebagai alat teknologi informasi komputer memang telah menunjukkan kecanggihannya yang luar biasa karena kemampuannya dalam mengolah, menyimpan dan menyampai data. Dalam kemampuannya mengolah data, komputer tidak hanya dapat mengolah data  berupa teks atau angka tapi juga sudah dapat mengolah gambar dan suara dengan baik . Dalam hal menyimpan data, komputer sekarang telah dapat menyimpan data dengan jumlah yang cukup besar bahkan sudah mencapai jutaan data. Disamping itu,  juga dalam hal menyampaikan data, komputer  telah dapat menyampaikan data ke berbagai tempat dengan waktu tempuh yang sangat cepat bahkan butuh  waktu menitan atau bahkan detikan.

Perpustakaan sebagai wadah dari sejumlah informasi harus dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Informasi tidak lagi berupa hard file tapi juga sudah berbentuk soft file. Dilihat dari fungsinya perpustakaan tidak hanya sebagai penampung dari sejumlah informasi tapi harus pandai juga mengolah dan  menyalurkan kembali kepada penggunanya. Suka tidak suka perpustakaan harus  memanfaat teknologi ini untuk menjalankan fungsinya(mengumpulkan, mengolah, melestarikan dan menyebarkan informasi). Untuk menjalankan  fungsinya ini maka perpusatkan harus melalukan otomasi perpustakan yaitu dengan  membangun pangkalan data atau data base perpustakaan. Yang menjadi salah satu masalah adalah seberapa jauh pengelola perpustakaan memahami apa itu data base. Memahami disini bukan berarti mengharuskan pengelolaan perpustakaan mengerti secara teknis tentang bagaimana membuat data base tapi memahami disini dimaksud adalah mengerti apa itu data base dan bagaimana kegunannanya sistem informasi perpustakaan.

Pembahasan

Kata data base siring kali diucapkan oleh banyak orang namun masih banyak orang yang belum paham apa itu data base. Bahkan dalam pemilu yang baru lalu persoalan data base menjadi persoalan nasional. Hal ini disebabkan karena adanya kesalahan pada data base peserta pemilu. Salah satu penyebabnya adalah belum adanya data base kependudukannya yang akurat di negara kita.

Pengolaan data base dapat dilakukan dengan :

  1. Cara konvensional
  2. Cara komputerisasi

Data base yang dikelolah dengan cara konvensonal adalah suatu data base yang dikelola berdasarkan manajemen berkas. Artinya pengelolaan adalah dengan menggunakan hard copy karena semua datanya berada dalam bentuk cetakan. Mungkin saja pembuatan sudah menggunakan komputer. Pengelolaan data base yang cara konvensional tentu mempunyai beberapa kelemahan diantara adalah adanya duplikasi data  dan sulit untuk diakses. Sedang data base yang dikelola dengan cara komputerisasi adalah suatu data base yang dikelola berbasiskan komputer. Artinya pengelolaannya adalah dengan menggunakan soft file.

1.  Pengertian Data Base

Menurut  Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon (2005:313) data base adalah sekelompok file yang saling terelasi. Dari definisi ini menyatakan bahwa data base adalah kumpulan dari file dalam arti lebih dari satu file.

Sedang menurut Abdul Kadir (2003:254), Basis data (data base) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk untuk memperoleh informasi.

Definisi lebih rinci diberikan oleh Jogiyanto(2004:711) basis data (data base) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Dari ketiga definisi tersebut di atas hal yang penting adalah adanya dua file(dua data) atau lebih yang saling terkait atau terhubung antara satu dengan yang lain, yang digunakan untuk memperoleh informasi. Untuk menghubungkan antar satu file dengan file yang lain menggunakan field key atau kolom kunci. Yang dimaksud field kunci adalah suatu field yang berisikan data unik.

Hirarki data base terdiri dari :

  1. Data Base
  2. File
  3. Record
  4. Field

File adalah kumpulan record yang menggambarkan suatu kesatuan data sejenis.

Record adalah kumpulan field yang menggambarkan suatu unit data.Record juga bisa disebut baris bila bentuk horizontal, Record juga bisa disebut satu entrain-data satu formulir entrian data..

Field adalah bagian dari record yang menggambarkan suatu item data.

Berikut  adalah contoh gambar hirarki data base  yang terdiri dari file buku, file anggota, file peminjam dan file pengunjung.

  1. File Buku yaitu  suatu file yang berisikan data-data yang berkaitan dengan  buku
  2. File Anggota yaitu suatu file yang berisikan data-data yang berkaitan dengan anggota
  3. File Peminjam yaitu suatu file yang  berisikan data-data  yang berkaitan dengan peminjaman buku.
  4. File Pengunjung yaitu suatu file yang berisikan data-data yang berkaitan dengan pengunjung perpustakaan.

Dari gambar tersebut terlihat adanya keterkaitan diantara file-file tersebut, yaitu bahwa file peminjam dan file pengunjung mempunyai hubungan dengan file buku dan file anggota melalui field kunci Noang dan Nobuk. Field kunci adalah suatu field yang berisikan data yang unik atau data yang tidak sama dengan yang lain.

Berikut adalah gambar sebuah record dari file buku yang terdiri dari beberapa fields yang yang tampil secara vertikal

2. Kegunaan Data Base

Sebagaimana dikatakan bahwa data base merupakan bagian terpenting dalam sistem informasi perpustakaan karena data base adalah tempat atau wadah yang berisikan data-data perpustakaan yang teridiri dari data bahan pustaka, data anggota, dan peminjam serta data pengunung perpustakaan. Data-data ini sangat penting bagi pengelolaan perpustakaan dan penggunakan perpustakaan. Untuk itu perancangan dan pengelolaan data base  harus dialakukan secara baik dan benar. Hal ini dimaksudkan agar pengelola dan pengguna perpustakaan mudah untuk mengakses. Dengan ada data base perpustakaan yang baik dan benar  maka akan dapat dijadikan suatu  informasi yang berguna  bagi pengelola dan pengguna perpustakaan. Bagi pengguna misalnya dari data base perpustakaan dapat dijadikan laporan perpustakaan yang berupa :

  1. Katalog Bahan Pustaka
  2. Daftar Judul Buku
  3. Daftar Anggota
  4. Daftar Peminjan
  5. Daftar Pengunjung
  6. Statistik
  7. dan lain-lain

Semua keluaran ini, pengelola perpustakaan tidak perlu  mengetik datanya kembali. Sedang bagi pengguna perpustakaan akan lebih untuk mengakses data bahan pustaka sesuai dengan yang dibutuhkan.

3. Data Base Perpustakaan

Data base perpustakaan minimal terdiri dari file buku, file anggota, file peminjaman dan  file pengunjung. File master perpustakaan adalah berupa file buku dan file anggota, sedang untuk file transaksinya adalah file peminjaman dan file pengunjung.

File buku adalah suatu file berisikan data katalog buku, yang terdiri dari beberapa field  misalnya adalah :

  • No. Induk Buku ( No. Id)
  • Judul Buku
  • Pengarang
  • Penerbit (Kota, Nama Penerbit dan tahun terbit)
  • Klasifikasi Buku
  • Jumlah Examplar

Untuk kepentingan tertetu misalnya  bisa ditambahkan beberapa field lagi sesuai dengan kepentingannya misalnya :

  • Tanggal Pengadaaan
  • Bahasa
  • Lokasi
  • Dll

Field kunci dari file buku adalah No. Induk buku, karena nomor induk buku tidak boleh sama untuk masing masing examplar. Nomor induk buku inilah yang akan  digunakan untuk melakukan peminjaman nanti, dengan masksud agar jelas buku yang dipinjam bila satu judul buku ada 3 examplar.

File Anggota adalah suatu file yang berisikan data anggota perpustakaan, yang terdiri  dari beberapa field misalnya :

  • Nomor Anggota
  • Nama
  • Alamat
  • Telpon
  • Tanggal Masuk

Untuk kepentingan tertentu misalnya  bisa ditambahkan beberapa field lagi sesuai dengan kepentingannya misalnya :

  • Tanggal Berakhir Keanggotaan
  • Jenis Kelamin
  • Program Studi atau Pekerjaan

Field kunci dari file anggota ini adalah No. Anggota, nomor inilah akan digunakan pada waktu melakukan kunjungan ke perpustakaan dan melakukan peminjaman buku. Nama boleh sama tapi nomor anggota tidak boleh sama.

File peminjam adalah suatu file yang berisi data peminjaman buku, yang terdiri

dari beberapa field misalnya adalah :

  • No. Anggota
  • No. Induk buku
  • Tanggal Pinjam
  • Tanggal Kembali

Jumlah field dari file peminjaman adalah 4 field, tidak ada field nama anggota, judul buku, pengarang dan penerbit. Memang demikian yang benar kalau pengolaan data base dilalukan secara komputerisasi. Disini akan terlihat  efisiensinya baik memory, tenaga dan waktu meng-entri data karena nama anggota dan judul, pengarang dan penerbit buku komputer akan dapat memperoleh dari file buku dan anggota.

File pengunjung adalah suatu file yang berisikan data pengunjung, yang terdiri dari beberapa field misalnya :

  • No. Anggota atau nomor pengunjung bagi yang bukan anggota
  • Nama ( bagi yang bukan anggota )
  • Tanggal Kunjungan

Jumlah field dari file pengunjung adalah 3 field lebih sedikit dari file peminjam. Namun pengaturan logika program harus benar-benar canggih. Karena program harus bisa membedakan nama pengunjung yang anggota dan mana pengunjung yang bukan anggota. Hal ini terjadi karena form entri-an di komputer adalah sama dan  tidak bagus kalau form  entri-an pengunjung anggota dibuat berlainan..

Utuk kepentingan tertentu, file-file dalam data base perpustakaan masih bisa ditambah lagi misalnya file denda untuk menampung data peminjam yang kena denda karena telat waktu dalam pengembalian buku, file rekap buku untuk  kepentingan statistic baik buku, anggota, peminjam dan pengunjung perpustakaan, dan file-file lainnya yang dianggap penting dalam menunjang sistem informasi perpustakaan.

4. Software Data Base

Software yang dapat digunakan untuk  mengelola sudah banyak tersedia diantaranya adalah dBase, Access, MySQL, Oracel, SQL Sever dan lain-lain.  Tinggal pilih software mana yang sesuai dengan kebutuhan dalam pengelolaan data perpustakaan.

Kesimpulan

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa data base merupakan salah satu bagian penting dalam membangun sistem informasi perpustakaan. Oleh karenanya sangat penting bagi pengelola perpustakaan untuk dapat memahami apa itu data base dan bagaimana penggunaanya dalam sistem informasi perpustakaan.

Daftar Pustaka

Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2005. Sistem Informasi Manajemen.

Yogyakarta : Andi Offset.

Kadir, Abdul . 2003:254. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.

Jogiyanto.2004. Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset.

Nurhadi, Muljani. 1983. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia.

Yogya : Andi Offset

Hendrowi. 2005. Salah Kaprah Perpustakaan Dijital di Indonesia

Surahman, Maman. 1999. Kemungkinan Pengembangan Perpustakaan Elektronik di

BPK . Jakarta : Penabur KPS

Suwahyono, Nurasih. 1999. Mempersiapkan Sumberdaya Manusia Bidang Dokinfo

Memasuki Abad Informasi

Juarsa, Ishak. 2003. Akases Informasi Offline atau Online

Subagyo,R. Harry. 2004. Strategi Membangun Sistem Otomasi Dalam Perpustakaan

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: